Guía del sistema · Gestor de Facturas

1. Resumen ejecutivo

Gestor de Facturas es una plataforma web pensada para equipos pequeños (5–10 personas) que gestionan decenas o cientos de facturas al mes. Centraliza la información que hoy suele estar dispersa en correos, planillas Excel y carpetas compartidas.

Propuesta de valor: una sola fuente de verdad para saber qué se debe pagar, qué se debe cobrar, quién registró cada documento, quién lo aprobó como pagado y qué comprobante de transferencia respalda el pago — todo exportable para contabilidad.

El sistema funciona en el navegador, no requiere instalar programas en cada PC y está diseñado para hosting web estándar (cPanel), sin costos de licencias de software adicional.

2. Problema actual vs. solución

Situación habitual

Facturas en correo, montos en Excel, PDFs sueltos, vencimientos olvidados, dudas sobre quién autorizó un pago y dificultad para entregar información ordenada al contador.

Con Gestor de Facturas

Registro único con adjunto, alertas de vencimiento, separación entre quien carga y quien aprueba el pago, historial de auditoría y exportación CSV/PDF lista para finanzas.

3. Beneficios para la organización

Visibilidad inmediata de cuánto hay por pagar y por cobrar
Alertas de facturas vencidas y por vencer en los próximos 7 días
Control de pagos: solo roles autorizados marcan «Pagada»
N° de transferencia obligatorio al confirmar cada pago
Adjunto PDF/imagen de cada factura en un solo lugar
Autocompletado de proveedores y RUT repetidos
Análisis con IA del documento para agilizar el registro
Exportación Compras/Ventas para el contador
Reporte mensual PDF por categoría y centro de costo
Historial de auditoría: quién hizo qué y cuándo
Multi-moneda (CLP, USD, EUR, UF) con conversión a CLP
Recordatorios por correo antes del vencimiento (configurable)

4. Roles de usuario — cómo funciona el control

El sistema define cuatro roles. La idea central es separar responsabilidades: el personal operativo registra facturas, pero solo un aprobador o administrador puede confirmar que una factura fue pagada. Así se evita que cualquier usuario marque pagos sin supervisión.

Permiso / Acción	Administrador	Aprobador	Operador	Solo lectura
Ver facturas, buscar y dashboard	✓	✓	✓	✓
Crear y editar facturas	✓	✓	✓	—
Adjuntar PDF o imagen	✓	✓	✓	—
Marcar factura como pagada/cobrada	✓	✓	—	—
Registrar N° de transferencia bancaria	✓	✓	—	—
Volver a estado «Pendiente»	✓	✓	—	—
Importar facturas desde CSV	✓	—	✓	—
Exportar CSV (Compras/Ventas) y reporte PDF	✓	✓	✓	—
Gestionar usuarios y ajustes del sistema	✓	—	—	—
Eliminar facturas	✓	—	—	—

Administrador

Control total

Configura logo, tasas de cambio, correo de alertas y usuarios. Puede hacer todo lo demás, incluido aprobar pagos y eliminar registros erróneos.

Aprobador

Finanzas / jefatura

Revisa facturas pendientes y las marca como pagadas ingresando el número de transferencia. Ideal para quien autoriza desembolsos sin necesitar acceso a configuración técnica.

Operador

Administración / recepción

Registra facturas del día a día, adjunta documentos, usa autocompletado de proveedores e importación masiva. No puede confirmar pagos.

Solo lectura

Consulta

Ve el dashboard y listados para seguimiento, sin modificar ni exportar. Útil para gerencia que solo necesita visibilidad.

5. Flujo de trabajo recomendado

1

Registro (Operador) Se crea la factura, se adjunta el PDF o foto, y opcionalmente la IA completa proveedor, RUT, montos y fechas. La factura queda en estado Pendiente.

2

Revisión (Aprobador / jefatura) Se revisa el listado de pendientes, vencimientos y montos del mes en el dashboard. Se verifica el documento adjunto.

3

Pago y confirmación (Aprobador) Tras realizar la transferencia en el banco, se marca la factura como Pagada e ingresa el N° de comprobante. El sistema exige este dato — no se puede omitir.

4

Trazabilidad automática Queda registrado en historial de pagos y auditoría: usuario, fecha, monto y referencia de transferencia.

5

Cierre mensual (Finanzas / contador) Se exporta CSV de Compras y Ventas o se genera el reporte PDF por categoría y centro de costo para la contabilidad.

6. Funcionalidades principales

Dashboard y control de caja

Resumen mensual con totales por pagar/cobrar, gráficos de tendencia, posición de caja del mes, listado de vencidas y próximas a vencer.

Gestión de facturas

Facturas por pagar (proveedores) y por cobrar (clientes). Campos: RUT, tipo de documento, neto, IVA 19%, total, centro de costo, responsable asignado, categoría y notas. Filtros por estado, tipo, mes, vistas de duplicados y facturas sin documento adjunto.

Documentos y IA

Cada factura puede llevar PDF, JPG, PNG o WEBP (hasta 8 MB). La función de análisis con IA lee el archivo y propone completar los campos, reduciendo digitación manual.

Reportes y exportación

Export CSV separado para libro de Compras y Ventas. Reporte mensual imprimible en PDF con desglose por categoría y centro de costo.

Seguridad operativa

Acceso con usuario y contraseña. Sesiones protegidas. Registro de auditoría por factura. Contraseñas almacenadas con hash seguro. Roles que limitan acciones sensibles.

7. Propuesta de equipo (ejemplo para 5 usuarios)

Persona / área	Rol sugerido	Función principal
Jefe/a finanzas o gerencia	Aprobador	Autoriza pagos y revisa pendientes
Administrativo / recepción	Operador	Registra facturas y adjunta PDFs
Encargado/a contabilidad	Operador o Aprobador	Importa, exporta y concilia
Director/a	Solo lectura	Consulta dashboard sin modificar
Responsable TI / sistema	Administrador	Usuarios, logo, alertas y respaldo

8. Requisitos e implementación

Requisitos técnicos: hosting web con PHP 8.x, MySQL y acceso HTTPS. No requiere Node.js, Composer ni instalación en cada computador. Funciona en Chrome, Edge o Firefox.

Tiempo de puesta en marcha estimado: 1–2 días para configuración inicial, carga de usuarios y capacitación básica (30 minutos por rol).

Costo de operación: utiliza el hosting y dominio existentes; sin licencias por usuario de software de facturación.

Pasos para adoptar el sistema

Definir quién será Administrador, Aprobador(es) y Operador(es).
Crear usuarios en el módulo «Usuarios» (solo administrador).
Configurar logo, tasas de cambio y alertas por correo en «Ajustes».
Comenzar a registrar facturas del mes en curso.
Al cierre de mes, exportar Compras/Ventas para contabilidad.

9. Conclusión

Gestor de Facturas no reemplaza al contador, pero le entrega información ordenada y auditable. Para la jefatura significa menos sorpresas en caja, pagos con respaldo y claridad sobre responsabilidades.

Recomendación: implementar en piloto durante un mes con el equipo real, revisar reportes al cierre y decidir adopción definitiva con datos concretos de ahorro de tiempo y reducción de errores.